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标题 呼和浩特市信访局公文管理制度 成文日期 2019-11-25
索引号 00021186Q/2019-00018 发文字号 公开日期 2019-11-26
发文机构 市信访局 信息分类 部门文件;部门会议;社会关切;督查督办 废止日期
概述 呼和浩特市信访局公文管理制度 有效性

呼和浩特市信访局公文管理制度

发布日期:2019-11-26 11:06
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为了使公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理的效率和质量,根据《国家行政机关公文处理办法》,结合我局实际和市委巡察工作相关要求,重新修订本制度。

收  文

一、收文范围

(一)自治区党委(办公厅)、自治区人民政府(办公厅)、自治区信访局、自治区信访工作联席会议办公室、市委(办公室)、市政府(办公室)以及其他部门的来文(包括传真、电报)。

(二)各旗县区党委、政府,市各部、委、办、局,各企事业单位、人民团体的来文,中央、自治区及呼市的驻外机构来文。

(三)其它部门、单位的来文、函件及资料。

二、办理程序

(一)收文

1、机要文件由办公室专人签收、传阅、保管。

2、节假日和休息时间收到的急件,其他部门或领导签批的急件,由办公室专人签收,并根据来文工作需要通知有关科室、中心办理,特件特办。

3、涉密文件由专人按规定传阅后要及时收回,妥善保管,不得复印、传真或让无关人员传阅,不得丢失。

(二)启封

1、写明“市信访局”的信件,由机要员直接拆封分送。

2、写明“市信访局负责人”的信件,由机要员负责直接拆封分送,其中可辩认的私人信件,送本人拆封。

(三)审核登记

1、需要登记的文件由机要员审核后分类登记。对不符合收文规定的来文,经办公室主任批准,做退文处理。

2、需由特定科室、中心办理的文件,机要员审核登记后由责任科室、中心工作人员签收。

(四)分类拟办

1、登记后来文由办公室专人加笺,办文工作人员提出拟办意见后送分管领导,由分管领导提出拟办意见,之后报局长批示。

2、对每件两份以上的来文,除其中一份送拟办外,其余的由办公室另作处理。

以上环节,于收文当日或一个工作日内完成。

(五)批办

1、领导同志对职权范围可以批办的文件及时提出批示意见,签注姓名、时间。

2、须由市领导批办的文件,经局长拟办意见后,再呈报有关市领导批示。

3、批示意见要简明扼要,准确无误,不可含糊其词,模棱两可。

(六)办文

1、办公室文秘人员根据领导批示,将文件转送责任科室、中心或有关单位。

2、须市领导阅批的文件材料,文秘人员要及时呈报,机要员按要求妥善保管,年终整理存档。

办文环节,1个工作日内完成。

(七)承办

业务科室和各旗县区信访局、市有关部门做好承办工作,认真贯彻落实文件及领导批示精神,并按要求答复来文部门。

(八)催办

各科室、中心承办的工作事项分别由各自负责催办。

发  文

一、发文类别

(一)市信访局党组文件。

(二)市信访局文件。

(三)市信访工作联席会议办公室文件。

(四)机关党总之文件。

(五)信息、简报、专报等其他文件。

二、办理程序

(一)拟稿

1、文件由承办科室、中心拟稿。

2、拟稿应使用市信访局发文稿纸,填写有关项目。

3、草拟文稿应符合行文规范和时限要求。一般文稿应在1—2个工作日完成;较长的文稿,3—4个工作日完成;特殊的,按领导要求时限完成;简报、专报等文稿,1—2个工作日完成。

(二)审核

1、承办科室、中心所拟文稿,由部门负责人进行初审。

2、初审后的文稿送分管领导审阅。

3、分管领导对文稿进行全面把关、审核后,送办公室核稿人员审核。

4、办公室校对后的文稿送局长签发。

5、审核人员均要在发文稿纸上签注意见和姓名、时间。一般性文件自承办之日起,1—2个工作日内完成核稿工作;需做较大修改的,3—4个工作日内完成。

(三)签发

1、市信访局下发和上报的文件材料,由局长签发。

2、会议纪要经主持会议的领导审核后,由局长签发。

3、联合发文时,由各行文单位领导共同签发。

4、领导同志审签文稿要认真负责,签注意见和姓名、时间。

(四)登记、印发

局领导签发后的发文事项,均须拟稿人于当日送局机关办公室公文管理人员登记发文台账,并经办公室主任(或指定专人)校对把关后正式印发。

三、注意事项

(一)拟稿和审核、签发文稿,一律使用符合存档要求的钢笔、碳素笔或毛笔,使用符合存档要求的黑色或蓝色墨水(汁)。

(二)未经审核的文稿,不得直送领导同志签发。

归档和销毁

一、文件归档,按照《档案管理制度》办理。

二、需要销毁的文件,要统一保管、统一销毁,不可擅自销毁。


附件:发文程序流程图


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